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关于做好第二届全国青年运动会记者接待服务工作的通知

2019年05月09日10:49  来源:科教处  山西省体育局

  组委会各部门,各市执委会,各单项竞赛委员会:

  第二届全国青年运动会(以下简称二青会)将于2019年8月在我省举行,这是在新中国成立70周年之际举办的一次体育盛会,也是我省承办的规模最大的体育赛事。期间,将有千余名境内外记者来我省采访。记者接待服务是二青会接待服务工作重要任务之一,也是本届青运会成功的关键工作。为更好集中各方面力量,精神饱满、科学有序、热情周到、高品质地做好记者食住行等方面的接待服务工作,促进境内外媒体更好地宣传二青会、宣传山西、宣传各赛事承办城市,现将记者接待工作有关事项通知如下:

  一、指导原则

  (一)牢固树立记者接待工作是整体接待工作的重中之重的思想,建立高效的记者接待服务工作体系。要从思想和具体服务措施上高度重视记者接待服务工作,遵循国内大型体育赛事记者接待的规律与标准,切实将记者接待纳入整体接待工作当中,组建接待队伍,制定预案,分工负责,周密实施,提供符合相应工作要求的优质服务保障。

  (二)强化安全第一意识,凸显人性化服务。要以人为本,完善服务细节,营造处处体现对记者的人文关怀,全力做好记者在我省各赛区期间、各比赛场馆期间的食宿、交通、人身、财产等服务保障工作,提供高效便捷的工作环境,展示我省文明好客的良好形象。

  二、接待分工

  (一)新闻记者在太原主赛区(包括太原市辖区域范围内所有竞赛项目)采访期间,由太原市执委会负责统一接待;赴其它赛区采访由相应赛区执委会负责统一接待。

  (二)各赛区要做好记者在不同赛区之间转场的衔接与接送等服务保障工作。

  三、接待标准

  (一)记者数量

  预计在开闭幕式前,来采访报道二靑会的注册新闻记者将超过1000人(不含央视录直播团队)。

  (二)媒体住宿

  1.酒店标准:选择交通便捷靠近比赛场馆、环境整洁卫生、设备配套齐全、停车宽散方便、网络通讯畅通、接待服务意识强的三星级、四星级(或相当于三星级、四星级)的酒店作为媒体酒店。

  2.酒店配备:统一制作有二青会标识的住宿服务设施,设置必要的服务台、导引牌、指示牌、休息区;设立记者工作间,根据每家媒体酒店记者入住数量确定记者工作间面积及数量,并配备相应的电脑、电话、传真复印一体机、上网端口、无线路由器、A4纸等办公设备。

  (三)餐饮

  1.记者原则上在所住的媒体接待酒店用餐。餐饮按有关接待标准安排,统一安排用餐,供餐方式为自助餐;媒体接待酒店要统一安排并适时更换花色、品种;对有特殊需求的少数民族记者或其他特殊情况的,应提供少数民族专用餐或其它餐饮服务。

  2.做好比赛场馆免费用餐供应。记者因工作,不能按时返回酒店,需要在场馆用午餐、晚餐、等工作餐的,由该赛事竞赛委员会按标准免费提供。

  (四)车辆交通

  1.做好记者迎送、采访出行交通用车服务保障。

  2.做好记者转赛区接送工作。记者前往其它赛区采访的,由所在赛区执委会或单项竞委会负责,协助代购车(火车、飞机)票,并安排车辆送抵拟前往其它赛区的车站(火车站、机场)。记者前往采访的赛区执委会接到记者来访相关通知后,应安排媒体车到车站(火车站、机场)迎接记者并安排好采访期间接待服务。

  3.媒体车统一标贴二青运会标识与车辆通行证,每辆车需配备媒体服务工作人员。

  (五)接待费用

  记者接待服务费安排:开幕式前央媒和省直媒体,记者食、宿、行由各市执委会负责。开幕式后由媒体自行负责。

  四、工作实施

  (一)注册报到

  1.太原主赛区要成立记者注册报到服务工作团队,赛前做好记者报名信息的采集与证件申报办理;记者报到时,记者服务组成员配合接待部负责记者报到迎接、办理注册报到手续、发放记者包、安排食宿等各项接待服务工作。其它赛区要成立记者报到服务工作团队,全程做好记者到当地采访的报到接待服务。

  2.组委会新闻宣传部要统筹做好记者注册报到的总体安排与协调工作。

  3.开幕式之前,所有比赛记者证件由单项竞委会制作,在开幕式之后,在组委会注册的记者由组委会统一制作。

  (二)交通运输

  各执委会要做好本赛区行政区域范围内记者采访各类赛事的交通保障。按照及时、顺畅、安全、高效的要求,做好各项交通服务保障:

  1.做好记者抵离、转赛区迎送机(站)服务。要配备专门人员,建立机场、车站(火车站)接待站,工作人员和志愿者随车做好迎送工作。

  2.做好记者采访出行交通用车服务保障。会同安保部科学规划设立媒体运输交通线路,投放必要的交通运输力量,构建媒体出行交通运输服务网;合理规划建立媒体车停车场(站点),统一投放媒体车,提供驻地与比赛场馆之间免费班车服务、采访线项目免费用车服务;提供凭“记者证”免费提供城市公交车等便利服务,为境内外记者采访出行提供便利保障。

  3.做好记者返程票务服务。保证记者顺利返程,是接待工作的重要环节。要安排专人负责统筹安排记者返程票务工作,根据赛事日程,会同民航、铁路、公路等运输部门,合理编制返程票务工作预案,票务工作人员应根据记者返程报名情况,提前安排记者返程服务工作。

  (三)食宿接待

  1.组委会接待部和各赛区执委会要高度重视媒体接待酒店选择及食宿安排,按照标准要求,做好媒体酒店选择、食宿安排等相关媒体酒店接待服务工作。

  2.各单项竞赛委员会根据记者工作需要,依照接待标准要求,做好记者在比赛场馆期间的免费工作餐的提供。

  3.组委会新闻宣传部、接待部等各相关部门按照分工,各司其责,统筹布局全省记者食宿接待服务工作,加强工作指导检查,确保各项服务措施落实到位。

  (四)医疗急救

  1.各执委会负责为记者提供医疗救助服务,将记者纳入整体医疗保障服务当中,统一安排,指定医疗机构参与医疗救助服务;同时派遣医疗急救人员进驻媒体接待酒店,设立医务室;将记者医疗救助保障费用纳入医疗卫生工作统筹范围,提供必要的保障和支持。

  2.组委会医疗卫生工作部要加强工作指导管理,并视情组织医疗力量为记者提供必要的医疗救助服务。

  (五)食品安全

  1.各执委会负责本赛区媒体接待酒店及场馆食品安全,负责媒体接待食品安全应急事件处置与救治工作。

  2.组委会食品药品安全保障部要加强工作指导管理,进行必要的抽查,并视情组织力量做好食品安全应急事件处置与救治工作。

  (六)安全保卫

  1.各执委会负责媒体记者安全保卫、牵头做好媒体车运行线路的制定和管理。保障境内外记者在赛区工作期间的人身、财产安全;派遣专人进驻媒体接待酒店,对各接待酒店的消防、治安安全进行检查和监督;保障媒体车经过路面安全畅通,设立媒体车停车场,对参加记者接待工作的车辆进行安检,按工作需要发放媒体采访证、车辆通行证,为记者采访通行提供优先便利服务;视情为媒体应急情况提供“绿色”通行等安全保障服务。

  2.组委会安全保卫部要加强工作指导管理,进行必要的演练督导。加强对全省车站、火车站、飞机场等交通安全与搭乘秩序建设的管理,为记者转赛区搭乘交通工具提供文明、安全服务,并视情组织力量做好应急情况处置工作。

  (七)志愿服务

  1.志愿者部和各执委会要为记者接待工作提供志愿服务。根据记者接待服务媒体工作特点和本赛区具体赛事情况,提供志愿服务。

  2.组委会志愿者部要加强全省志愿者工作指导管理。

  (八)新闻宣传

  1.在各市组织的各种赛事、途经各市的火炬传递等活动的宣传报道工作中,对于市级媒体的报道要求,由各市执委会新闻宣传部进行组织落实,组委会新闻宣传部不再单独安排。

  2.各市新闻媒体在宣传报道中,要做好向省直新闻单位信息推送工作。

  3.组委会新闻宣传部和各执委会新闻宣传部要按照分工,各司其责做好记者邀请注册及接待相关信息的收集、媒体手册的策划制作、媒体包及相关搭建等工作。

  4.各执委会新闻宣传部,对接省组委会新闻宣传部,按照属地接待要求,细化本赛区接待工作方案,协同各有关部门做好记者抵离本赛区、转场区、食宿行信息的收集与接送等相关服务保障工作。

  (九)宣传相关活动接待保障

  1.构建记者采访专线,各执委会要将所在城市(含所辖县市区,下同)人文名胜旅游景区列为采访点,免费向境内外媒体开放,更好地借势宣传展示山西省良好形象、晋文化深厚底蕴,提升我省美誉度和影响力。

  2.对部分记者需要到赛区所在城市外参观采风的,由当地执委会协调有关部门为其提供具体咨询等方面的便利服务。

  (十)不可预见的特殊接待和应急服务

  1.为保证记者接待服务工作的顺利进行,各执委会要准备必要的力量和经费,及时高效妥善处理各类不可预见的记者接待任务。

  2.参加记者接待服务工作的各相关责任部门都要针对本责任领域可能出现的应急情况制定相应的具体的应急处置预案,并结合测试赛等活动,进行必要的演练,增强责任意识与工作协作意识,提高应对能力,充分做好处理紧急情况的准备。

  (十一)做好新闻素材或线索的提供

  各市执委会在活动或赛事期间要提前为中央、省直和省外媒体提供有关消息报道通稿,当地历史文化、旅游资源方面文字材料,当地体育事业发展特别是青少年体育事业发展成就文字材料,当地群众对各种活动的积极反响素材,当地为迎接二青会做出的举措以及活动中具有典型意义的人和事的故事。

  五、组织领导

  (一)高度重视,加强领导。二青会在我省举办备受境内外媒体关注,也是各赛区展示和提升形象的契机。媒体接待有规模大、需求多样、时效强、灵机处置事务多等特点,媒体接待服务工作无小事。各执委会、各单项竞赛委员会要切实加强领导,认真落实属地接待原则,把这项工作作为一件大事来抓,主要领导亲自抓,分管领导具体负责,圆满高质量完成这一艰巨而光荣任务。

  (二)分工协作,密切配合。各赛区要成立新闻宣传部牵头,接待部、交通运输部、财务部、安全保卫部、志愿者工作部、医疗卫生部、食品药品安全部、竞赛部等相关部门参加,分工负责、密切合作的记者接待服务工作责任体系和工作团队,合力做好本赛区的记者食宿行等具体接待服务工作,同时做好转赛区接送对接服务;省组委会各相关部门要加强指导和管理,确保全省各赛区工作衔接顺畅有力。

  (三)周密部署,抓好落实。各赛区要按照本通知要求,结合本赛区实际,周密细致地谋划好本赛区具体接待方案,按照倒计时要求,认真梳理工作流程、明细接待职责、落实各接待环节责任人、建立赛前查验和运营责任督导制度,确保各责任人一线在岗,扭住关键点,做好工作预判,全程做好服务工作,为媒体记者营造“宾至如归、文明礼貌、周到便捷”的工作环境。

  六、其他事项

  请各执委会进一步细化本赛区记者接待服务工作实施细案,落实责任人;于5月20日前将本赛区记者接待服务工作实施细案、责任人、联络人报送组委会。

  联系人:燕姗(0351-6820490,15834069633)

  温宏君(0351-6820490,13935497663)

  传 真:0351-6820489

  邮 箱:eqhjzbm2019@163.com